Muchos problemas de un CFDI no están en los importes, sino en los campos de identificación y clasificación que se capturan una vez, se copian de comprobante en comprobante y nadie vuelve a mirar hasta que algo se rechaza.
1. Los tres datos del receptor
Los tres tienen que coincidir exactamente con lo que el SAT tiene registrado del receptor:
- Nombre
- Tal como aparece en la Constancia de Situación Fiscal, en mayúsculas, sin cambiar acentos ni puntuación. En personas morales va sin el régimen de capital: «LA VILLA», no «La Villa, S.A. de C.V.».
- Régimen fiscal
- El que el receptor tiene registrado. Si cambió de régimen y no te avisó, tus comprobantes hacia él empiezan a fallar sin que nada más cambie.
- Código postal del domicilio fiscal
- El del domicilio fiscal registrado, que no siempre es donde opera el negocio ni donde entregas la mercancía.
Pide la Constancia, no los datos
Captura los tres datos desde la Constancia de Situación Fiscal del receptor, no desde lo que te dicte por teléfono o correo.2. El uso del CFDI
No cualquier uso es válido para cualquier receptor: la clave que declares tiene que ser congruente con el régimen fiscal de quien recibe. Es un error que no se nota hasta que el comprobante se rechaza.
El uso lo decide el receptor, no tú. Cuando no lo especifica, preguntarle cuesta menos que cancelar y reexpedir.
3. Método y forma de pago
El método dice si la factura ya está pagada o no; la forma dice con qué se pagó.
Una combinación contradictoria es declarar pago en una sola exhibición y al mismo tiempo una forma de pago «por definir»: si ya se pagó, se sabe cómo. La guía de PPD y PUE explica cuál corresponde en cada caso.
4. El objeto de impuesto de cada concepto
Se declara concepto por concepto, no a nivel del comprobante. Como tu plataforma de facturación suele traer un valor predeterminado, es fácil que se quede el mismo en todos los conceptos aunque no corresponda: un concepto que sí causa impuesto marcado como que no lo causa, o al revés.
Revísalo sobre todo en comprobantes con conceptos mezclados.
5. Los comprobantes relacionados
Cuando un comprobante se relaciona con otro —una nota de crédito que aplica a una factura, un comprobante que sustituye a uno cancelado—, la relación se declara con el UUID del original más el tipo de relación. Los errores típicos son dos: no declarar la relación, o elegir un tipo que no describe lo que realmente pasó.
Una nota de crédito debe relacionar la factura a la que aplica. La excepción que prevé la guía de llenado del SAT es un descuento global que se devengará después: esa se emite sin relación y con forma de pago 23 (Novación).
6. Exportación
Aplica a todos los comprobantes, no solo a los de comercio exterior. La mayoría llevan la clave de «no aplica», pero cuando sí hay una operación de exportación de por medio el valor tiene que reflejarlo. Con la clave 02, exportación definitiva, el comprobante debe llevar además el complemento de comercio exterior.
7. Los campos de la factura global
Si facturas al público en general, el comprobante global declara periodicidad, mes y año del periodo que ampara. Son campos que solo existen ahí, y como se llenan en cada periodo —diario, semanal, mensual o bimestral— es fácil que se quede el anterior.
Cómo revisar todo esto sin abrir archivos XML
El reporte de CFDI exporta todos estos campos como columnas —nombre y régimen del receptor, domicilio fiscal, uso, método y forma de pago, exportación, UUID relacionado y tipo de relación, periodicidad, mes y año— y a partir de ahí las revisiones son filtros:
- Ordena por RFC de receptor y busca el mismo RFC con nombres o regímenes distintos entre comprobantes.
- Filtra los que declaran pago en una sola exhibición y forma de pago por definir.
- Filtra las notas de crédito —los egresos— que no traen UUID relacionado y cuya forma de pago no es 23.
- En los globales, verifica que el mes y el año correspondan al periodo, no al anterior.
El listado completo de reportes muestra todas las columnas disponibles.
Revisar los recibidos importa igual
Un comprobante recibido con datos mal capturados también es tu problema. Pasarle la misma lista a tus recibidos detecta a tiempo lo que después no vas a poder deducir.