La mayoría de los problemas con un CFDI no están en los importes. Están en los campos de identificación y clasificación que se capturan una vez, se copian de comprobante en comprobante y nadie vuelve a mirar hasta que algo se rechaza.
Esta es la lista de los que fallan, en orden de frecuencia.
1. Los tres datos del receptor
Es el bloque que más rechazos provoca. Los tres tienen que coincidir exactamente con lo que el SAT tiene registrado del receptor:
- Nombre
- Tal como aparece en la Constancia de Situación Fiscal, en mayúsculas, sin cambiar acentos ni puntuación. En personas morales va sin el régimen de capital: «LA VILLA», no «La Villa, S.A. de C.V.».
- Régimen fiscal
- El que el receptor tiene registrado. Si cambió de régimen y no te avisó, tus comprobantes hacia él empiezan a fallar sin que nada más cambie.
- Código postal del domicilio fiscal
- El del domicilio fiscal registrado, que no siempre es donde opera el negocio ni donde entregas la mercancía.
Pide la Constancia, no los datos
Cuando un cliente te dicta sus datos por teléfono o correo, estás copiando su interpretación de ellos. Pedir la Constancia de Situación Fiscal en PDF y capturar de ahí elimina de raíz la mayor parte de estos rechazos.2. El uso del CFDI
No cualquier uso es válido para cualquier receptor: la clave que declares tiene que ser congruente con el régimen fiscal de quien recibe. Un uso que funciona con un cliente puede ser inválido con otro, y es un error que no se nota hasta que el comprobante se rechaza.
El uso lo decide el receptor, no tú. Cuando no lo especifica, preguntarle cuesta menos que cancelar y reexpedir.
3. Método y forma de pago
Dos campos distintos que se confunden todo el tiempo. El método dice si la factura ya está pagada o no; la forma dice con qué se pagó.
La combinación contradictoria clásica es declarar pago en una sola exhibición y al mismo tiempo una forma de pago «por definir»: si ya se pagó, se sabe cómo. La guía de PPD y PUE explica cuál corresponde en cada caso, y qué obligación arrastra cada uno.
4. El objeto de impuesto de cada concepto
Se declara concepto por concepto, no a nivel del comprobante. Como tu plataforma de facturación suele traer un valor predeterminado, es fácil que se quede el mismo en todos los conceptos aunque no corresponda: un concepto que sí causa impuesto marcado como que no lo causa, o al revés.
Vale la pena revisarlo sobre todo en comprobantes con conceptos mezclados, que es donde el valor predeterminado falla.
5. Los comprobantes relacionados
Cuando un comprobante corrige, sustituye o cancela a otro, la relación se declara con el UUID del original más el tipo de relación. Los errores típicos son dos: no declarar la relación —el comprobante nuevo sale sin apuntar al original—, o elegir un tipo que no describe lo que realmente pasó.
Una nota de crédito sin relación declarada es una nota de crédito que no está aplicando a nada.
6. Exportación
Aplica a todos los comprobantes, no solo a los de comercio exterior. La mayoría llevan la clave de «no aplica», pero cuando sí hay una operación de exportación de por medio el valor tiene que reflejarlo — y si además hay pedimento, ese dato viaja en el comprobante.
7. Los campos de la factura global
Si facturas al público en general, el comprobante global declara periodicidad, mes y año del periodo que ampara. Son campos que solo existen ahí, y como se llenan una vez al mes es fácil que se quede el periodo anterior.
Cómo revisar todo esto sin abrir XML
Ninguna de estas revisiones tiene sentido comprobante por comprobante. Se hacen en bloque, sobre una hoja de cálculo con un renglón por comprobante.
El reporte de CFDI exporta todos estos campos como columnas —nombre y régimen del receptor, domicilio fiscal, uso, método y forma de pago, exportación, UUID relacionado y tipo de relación, periodicidad, mes y año— y a partir de ahí las revisiones son filtros:
- Ordena por RFC de receptor y busca el mismo RFC con nombres o regímenes distintos entre comprobantes. Esa inconsistencia significa que uno de los dos está mal.
- Filtra los que declaran pago en una sola exhibición y forma de pago por definir.
- Filtra las notas de crédito —los egresos— que no traen UUID relacionado.
- En los globales, verifica que el mes y el año correspondan al periodo, no al anterior.
El listado completo de reportes muestra todas las columnas disponibles.
Revisar los recibidos importa igual
Estas revisiones suelen pensarse sobre lo que uno emite, pero el comprobante que te dan con datos mal capturados es tu problema también. Descargar los recibidos del SAT y pasarles la misma lista detecta a tiempo lo que después no vas a poder deducir.