El módulo «CFDI a Excel» convierte tus CFDI (archivos XML) a un libro de Excel (.xlsx). Es la función principal para generar reportes a partir de los comprobantes que descargaste.
Cómo se usa
- Elige la carpeta con tus CFDI en el cuadro «Selecciona la carpeta con los CFDI». El programa también lee sus subcarpetas.
- Contesta si quieres consultar la vigencia. Si contestas que sí, el programa le pregunta al SAT si cada CFDI sigue vigente o fue cancelado, y agrega las columnas de estado, cancelación y EFOS del reporte Global. Es la parte que necesita internet.
- Contesta cómo agrupar los conceptos de nómina: con el nombre que les dio el patrón o por su clave del SAT.
- Elige dónde guardar el libro. Mientras trabaja, la barra muestra la fase del proceso y el botón «Cancelar» lo corta.
Estas son las dos preguntas, tal como las hace el programa:
El SAT puede indicar si cada CFDI sigue vigente o fue cancelado, pero el proceso tardará bastante más.
¿Deseas consultar la vigencia?
SíNo
Los conceptos de nómina pueden ir con el nombre que les dio el patrón o agrupados por su clave del SAT.
¿Deseas agruparlos por clave del SAT?
SíNo
La hoja de nómina sale siempre que haya CFDI de nómina: la pregunta solo decide cómo se agrupan sus conceptos. Al terminar, el programa te da la cuenta de lo que procesó:
Tu archivo de Excel está listo
CFDI incluidos: 12,301
Duplicados: 12
Archivos XML que no son CFDI: 0
No se pudieron leer: 3
Total de archivos XML: 12,316
¿Deseas abrir el documento?
SíNo
Si el SAT dejó de responder mientras consultaba la vigencia, el resumen agrega: «La vigencia quedó incompleta porque el SAT dejó de responder; los CFDI que no se consultaron lo dicen en la columna «Estado». Puedes volver a consultarla en unos minutos.»
Si el libro que elegiste está abierto en Excel, el programa te lo dice en cuanto lo eliges: «No se pudo guardar «‹archivo›». Si está abierto en Excel, ciérralo e inténtalo de nuevo.» Antes de leer tus CFDI revisa también que haya espacio en el disco; si no lo hay, el aviso «No hay espacio para tu archivo de Excel» dice cuánto falta.
Un libro, una hoja por tipo de información
Esta función no genera un reporte: genera todo el libro de una vez. Cada tipo de información es una hoja, y las hojas sin datos se omiten. No hay que elegir qué reporte quieres ni separar tus CFDI por tipo — apuntas a la carpeta completa de la descarga y sale lo que haya. Una hoja que pasa de 1,048,576 renglones sigue en otra pestaña con el mismo encabezado.
Salen aquí los reportes por tipo de comprobante (Ingreso, Egreso, Complemento de pago, Nómina y Retenciones) y también los que dependen de un complemento:
- Vales de despensa — el desglose por trabajador.
- Estado de cuenta de combustible — un renglón por carga, con IVA e IEPS.
- Comercio exterior, donatarias, consumo de combustibles y el resto de los complementos que traigan tus comprobantes.
La hoja de tipo de cambio necesita internet
El libro incluye la hoja «Tipo cambio», que el programa trae de Banxico al abrirse. Si no la consiguió, el libro sale sin esa hoja y el resumen final lo dice: «No se pudo obtener el tipo de cambio de Banxico, así que tu archivo no incluye la hoja «Tipo cambio».»Si en vez de los archivos XML tienes los archivos de texto de la Metadata o del Data Stage, esos se convierten con la otra función: Metadata o data stage a Excel.