El SAT ofrece dos vías para obtener tus CFDI y no son intercambiables. El portal sirve para consultas puntuales; el servicio web de descarga masiva existe justamente porque el portal tiene un tope.
Ese tope es lo que hace relevante la pregunta. Mientras trabajes con unas decenas de comprobantes al mes no vas a encontrarlo; aparece cuando revisas un ejercicio completo o llevas la contabilidad de una operación de volumen.
Las dos vías para obtener tus CFDI
- El portal del SAT
- Consultas tus facturas emitidas o recibidas y las descargas desde ahí mismo. Se entra con el RFC y la Contraseña del SAT, o con la e.firma. Consultas puntuales y volúmenes bajos.
- El servicio web de descarga masiva
- Un programa envía la solicitud por ti, firmada con tu e.firma, y recoge el paquete cuando el SAT lo tiene listo. Periodos largos y volúmenes que el portal no entrega.
Las credenciales tampoco son las mismas. El portal admite el RFC con la Contraseña del SAT —la que antes se llamaba CIEC— o bien la e.firma. El servicio web trabaja únicamente con la e.firma: sus archivos .cer y .key y la contraseña que los abre.
El tope del portal
El portal entrega hasta 2,000 comprobantes al día. Alcanzado ese número no hay forma de obtener más hasta el día siguiente.
Para la mayoría de los contribuyentes el tope es teórico: quien emite y recibe unas decenas de facturas al mes nunca se acerca. Se vuelve real en dos situaciones —revisar un ejercicio completo, y llevar la contabilidad de un cliente con operación de volumen—, y son precisamente las dos en las que menos margen tienes.
El tope no lo publica el SAT
No aparece en las guías de descarga del portal: es un límite que se conoce por la práctica y que el SAT puede ajustar sin anunciarlo. Tómalo como un orden de magnitud —miles, no decenas de miles— y no como una cifra fija.Qué pasa cuando tu consulta lo supera
No aparece ningún error. Dejas de recibir archivos y nada más: el proceso no señala que la descarga quedó incompleta.
A partir de ese punto el trabajo cambia de naturaleza. Hay que partir el periodo manualmente, volver al día siguiente y llevar el registro de qué rangos ya se descargaron. Ese registro corre por tu cuenta, y es donde se producen los huecos: un mes que quedó a medias no se detecta hasta que los totales no cuadran contra la declaración, semanas después.
Cuál te conviene según el volumen
No hay un umbral exacto, pero sí un criterio. Para unos cuantos comprobantes de un mes concreto, el portal es la vía directa y no hace falta nada más. Para un ejercicio completo, para varios contribuyentes, o para cualquier tarea que obligue a volver al día siguiente, el servicio web resulta más rápido incluso contando lo que cuesta prepararlo la primera vez.
La diferencia de fondo es quién lleva el control. En el portal, tú partes el periodo y tú llevas la cuenta de lo descargado. En el servicio web envías una solicitud por el periodo completo y recoges el paquete cuando el SAT lo tiene listo.
El servicio web tiene sus propios límites
También impone topes, pero de otra naturaleza: se cuentan por solicitud y no por día, y una sola solicitud admite un volumen que el portal tardaría semanas en entregar. A cambio traen su propia mecánica, sobre todo al repartir un periodo largo entre varias solicitudes.
Las cifras exactas y cómo dividir una solicitud que supera el tope están en la página de límites y tiempos del SAT. Si el SAT devuelve un rechazo, cada mensaje está explicado en la de errores del servicio de descarga masiva.
Cómo se descarga por el servicio web
El proceso tiene tres etapas: envías la solicitud firmada con tu e.firma, el SAT la procesa —puede tardar segundos o más de un día— y después recoges el paquete. No hace falta esperar con el programa abierto. La página de descarga masiva paso a paso lo cubre completo, desde preparar los archivos de la e.firma hasta el reporte en Excel.
Y si lo que necesitas es el panorama del periodo más que los comprobantes completos, la Metadata admite cinco veces más registros por solicitud que los XML, y suele ser la forma más rápida de saber qué hay antes de descargarlo todo.