Cuando una factura se emite PPD —es decir, todavía no está pagada— la operación queda abierta. El complemento de pago es el comprobante que la cierra: se emite cada vez que se recibe dinero y apunta a la factura que está saldando.
La regla práctica es un pago, un complemento. Si el cliente liquida en tres abonos, son tres complementos, y solo con el tercero la factura queda en cero.
El total del comprobante es cero
Sorprende la primera vez que se ve: en un comprobante de pago, el subtotal y el total se registran en cero por regla. No está cobrando nada nuevo, está informando de un cobro. El dinero aparece en el campo de monto del pago, no en el total del comprobante.Cómo está estructurado
Aquí está la parte que confunde: no son dos niveles, son tres. Un mismo comprobante puede amparar varios pagos, y cada pago puede saldar varias facturas a la vez.
- El comprobante
- Es un CFDI de tipo P. Trae emisor, receptor y los totales del conjunto: el total de pagos y las bases, traslados y retenciones que corresponden.
- Cada pago
- Fecha de pago, forma de pago, moneda, tipo de cambio y monto. Un mismo comprobante puede amparar más de un pago.
- Cada documento que salda
- El UUID, serie y folio de la factura, el número de parcialidad, el importe saldo anterior, el importe pagado y el importe saldo insoluto.
Esa jerarquía es la razón de que revisarlos manualmente sea tan lento: un solo XML puede contener el cierre de varias facturas distintas, cada una con su propia parcialidad y su propio saldo.
Cuándo hay que emitirlo
Al recibir el pago, y el plazo es corto: vence en los primeros días del mes siguiente a aquel en que se cobró. No es un trámite que se pueda acumular para el cierre del ejercicio. Si un mismo cliente hizo varios pagos en el mes, la guía oficial permite ampararlos todos en un solo comprobante en lugar de emitir uno por pago.
Conviene tratarlo como parte del proceso de cobranza y no de la facturación. Quien registra el pago en el banco es quien sabe que hay que emitirlo; si el contador se entera un mes después, el plazo ya se venció.
Los saldos tienen que encadenar
Cada complemento declara tres campos por cada factura que toca: el importe saldo anterior (cuánto se debía antes), el importe pagado (cuánto se pagó) y el importe saldo insoluto (cuánto queda). Esas cifras forman una cadena que solo cuadra si se emiten en orden:
- Parcialidad 1 — importe saldo anterior: el total de la factura. Importe pagado: el primer abono. Importe saldo insoluto: la diferencia.
- Parcialidad 2 — importe saldo anterior: exactamente el importe saldo insoluto de la anterior. Y así sucesivamente.
- La última — importe saldo insoluto en cero. Si nunca llega a cero, la factura sigue apareciendo como pendiente aunque ya se haya cobrado completa.
Los errores que más se repiten
No emitirlo
Es el más común con diferencia. Se factura a crédito, después llega el pago, y ahí queda. La operación permanece abierta indefinidamente y el cliente se queda sin el soporte completo de su deducción.
Saldos que no encadenan
El importe saldo insoluto de una parcialidad tiene que ser el importe saldo anterior de la siguiente. Cuando alguien emite los complementos fuera de orden o repite un saldo, la cadena se rompe y la factura nunca llega a cero.
Emitirlo sobre una factura PUE
Si la factura se declaró como pagada de una sola exhibición, no hay nada que saldar. El complemento sobra, y su existencia delata que el método de pago original estaba mal.
Confundir la fecha del pago con la del comprobante
Son campos distintos. El comprobante puede emitirse días después; lo que ubica la operación en el tiempo es la fecha de pago, y es la que hay que usar al conciliar.
Cómo revisarlos en bloque
Ninguna de estas revisiones se hace abriendo XML. La vía práctica es exportar los comprobantes a Excel: el reporte de CFDI genera una hoja de complementos de pago con un renglón por pago y por documento saldado.
Con esa hoja salen las tres revisiones de siempre:
- Cruzar los UUID de documento contra tus facturas PPD para encontrar las que nunca recibieron complemento.
- Ordenar por UUID y número de parcialidad para ver si los saldos encadenan.
- Filtrar los importes saldo insoluto distintos de cero en facturas que ya diste por cobradas.
El listado completo de reportes muestra todas las columnas del reporte de complemento de pago, incluidas las bases y retenciones por tasa.