Cuando una factura se emite PPD porque no se pagó completa al emitirla, la operación queda abierta. El complemento de pago es el comprobante que la cierra: ampara el dinero que se recibe y apunta a la factura que está saldando.
Si el cliente liquida en tres abonos, la factura queda en cero con el complemento del tercero.
El total del comprobante es cero
En un comprobante de pago, el subtotal y el total van en cero. El dinero aparece en el monto de cada pago.Cómo está estructurado
Tiene tres niveles. Un mismo comprobante puede amparar varios pagos, y cada pago puede saldar varias facturas a la vez.
- El comprobante
- Es un CFDI de tipo P. Trae emisor, receptor y los totales del conjunto: el total de pagos y las bases, traslados y retenciones que corresponden.
- Cada pago
- Fecha de pago, forma de pago, moneda, tipo de cambio y monto.
- Cada documento que salda
- El UUID, serie y folio de la factura, el número de parcialidad, el importe saldo anterior, el importe pagado y el importe saldo insoluto.
Cuándo hay que emitirlo
Al recibir el pago, y el plazo es corto: vence en los primeros días del mes siguiente a aquel en que se cobró. Si un mismo cliente hizo varios pagos en el mes, las reglas del SAT permiten ampararlos todos en un solo comprobante en lugar de emitir uno por pago.
Conviene tratarlo como parte del proceso de cobranza y no de la facturación. Quien registra el pago en el banco es quien sabe que hay que emitirlo; si el contador se entera un mes después, el plazo ya se venció.
Los saldos tienen que encadenar
Cada complemento declara tres campos por cada factura que toca: el importe saldo anterior (cuánto se debía antes), el importe pagado y el importe saldo insoluto (cuánto queda). Esas cifras forman una cadena que solo cuadra si se emiten en orden:
- Parcialidad 1 — importe saldo anterior: el total de la factura. Importe pagado: el primer abono. Importe saldo insoluto: la diferencia.
- Parcialidad 2 — importe saldo anterior: exactamente el importe saldo insoluto de la anterior. Y así sucesivamente.
- La última — importe saldo insoluto en cero. Si nunca llega a cero, la factura sigue apareciendo como pendiente aunque ya se haya cobrado completa.
Los errores que conviene revisar
No emitirlo
Se factura a crédito, después llega el pago, y ahí queda. La operación permanece abierta indefinidamente y el cliente se queda sin el soporte completo de su deducción.
Saldos que no encadenan
El importe saldo insoluto de una parcialidad tiene que ser el importe saldo anterior de la siguiente. Cuando alguien emite los complementos fuera de orden o repite un saldo, la cadena se rompe y la factura nunca llega a cero.
Emitirlo sobre una factura PUE
Si la factura se declaró como pagada de una sola exhibición, no hay nada que saldar. El complemento sobra, y su existencia delata que el método de pago original estaba mal.
Confundir la fecha del pago con la del comprobante
El comprobante puede emitirse días después; lo que ubica la operación en el tiempo es la fecha de pago, y es la que hay que usar al conciliar.
Cómo revisarlos en bloque
La vía práctica es exportar tus CFDI a Excel: el reporte de CFDI pone los complementos de pago en la hoja «Pago», con un renglón por cada factura que salda cada pago.
Con esa hoja salen tres revisiones:
- Cruzar los «UUID de documento» contra tus facturas PPD para encontrar las que nunca recibieron complemento.
- Ordenar por UUID y número de parcialidad para ver si los saldos encadenan.
- Filtrar los importes saldo insoluto distintos de cero en facturas que ya diste por cobradas.
El listado completo de reportes muestra todas las columnas del reporte de complemento de pago, incluidas las bases y retenciones por tasa.