Un CFDI cancelado deja de producir efectos fiscales: la deducción o el acreditamiento que soportaba se queda sin comprobante.
La cancelación la pide el emisor, y muchas no necesitan la aceptación del receptor: una factura que recibiste puede cancelarse sin que te pregunten.
Las tres vías para consultarlo
- El verificador del SAT
- La consulta oficial, comprobante por comprobante: con el folio fiscal y los RFC de emisor y receptor te dice si está vigente o cancelado.
- La consulta de vigencia al generar el reporte
- Al generar el reporte con «CFDI a Excel», el programa te pregunta si quieres consultar la vigencia. Si contestas que sí, consulta al SAT el estatus de cada comprobante y lo escribe en el reporte. Es la misma consulta del verificador, hecha sobre todos tus CFDI a la vez.
- La Metadata
- El resumen que entrega la descarga masiva lista también los comprobantes cancelados, con su estatus y su fecha de cancelación. Es la vía para el panorama completo de un periodo.
Vigente, cancelado, y lo que hay en medio
La consulta devuelve más que vigente o cancelado. El reporte «Global» lo escribe en tres columnas:
- «Estado» es la vigencia ante el SAT al momento de la consulta: vigente o cancelado. Es la columna que decide si el comprobante sirve.
- «Estatus de cancelación» es el detalle del proceso: si la cancelación fue directa, si el receptor la aceptó o la rechazó, o si sigue en proceso: solicitada y esperando respuesta. Un comprobante en proceso todavía está vigente.
- «Es cancelable» mira hacia adelante: si el comprobante admite cancelación y si necesitaría la aceptación del receptor para concretarse.
La cancelación puede necesitar tu aceptación
Según las características del comprobante —el tipo, el monto, cuánto tiempo lleva emitido—, el SAT la procesa directamente o le pregunta primero al receptor. Cuando requiere aceptación, el receptor tiene un plazo breve para aceptarla o rechazarla; si no responde, la solicitud se tiene por aceptada y la factura se cancela.
Eso vale para la primera solicitud. Si el receptor ya rechazó una y el emisor vuelve a pedirla, su silencio no cancela la factura: el comprobante queda con el estatus Plazo vencido y sigue vigente hasta que el receptor acepte.
El plazo para rechazar una cancelación es corto
Si un proveedor solicita cancelar una factura que tú sí vas a deducir, rechazar la solicitud es tu única defensa. Para detectar a tiempo las que están en proceso de cancelación, revisa tus recibidos en bloque, no factura por factura.Toda solicitud de cancelación declara además un motivo, con una clave de catálogo:
- 01
- Comprobante emitido con errores con relación. La factura se cancela porque otra la sustituye, y la solicitud declara el folio de la nueva.
- 02
- Comprobante emitido con errores sin relación. Se cancela sin declarar sustituta.
- 03
- No se llevó a cabo la operación que la factura amparaba.
- 04
- Operación nominativa relacionada en una factura global: la venta al público general se refactura a nombre del cliente que la pidió.
Por qué la descarga masiva no te entrega los cancelados que recibiste
Cuando pides tus CFDI recibidos, el servicio de descarga masiva deja fuera los cancelados sin avisar: solo entrega los vigentes. Con tus emitidos es distinto: como emisor, sí puedes descargar los tuyos cancelados. Y si pides un comprobante cancelado por su folio fiscal, el SAT responde con No se permite la descarga de XML cancelados.
La vía masiva para verlos es la Metadata: el resumen sí lista cada folio con su estatus y su fecha de cancelación.
Cómo revisarlo en bloque
Sobre los CFDI que ya tienes, la revisión es el reporte con la vigencia incluida: genera el libro con CFDI a Excel y contesta que sí a «¿Deseas consultar la vigencia?». El estatus de cada comprobante queda como una columna más. A partir de ahí son filtros:
- Estado = Cancelado sobre tus recibidos del periodo: cada renglón es una deducción que hay que reponer o quitar de la contabilidad.
- Estatus de cancelación = En proceso: las solicitudes pendientes donde todavía puedes rechazar.
- Cruza los cancelados contra tus pólizas por el UUID, que es la llave de todas las hojas del libro.
Para los cancelados que recibiste, la revisión es la Metadata convertida a Excel.