Un CFDI cancelado deja de producir efectos fiscales: la deducción o el acreditamiento que soportaba se queda sin comprobante. Y la cancelación ocurre del lado del emisor, así que cuando el afectado es el receptor, nadie le avisa. Por eso la pregunta no es solo cómo consultar una factura, sino cómo revisar todas las de un periodo antes de darlas por buenas.
Las tres vías para consultarlo
- El verificador del SAT
- La consulta oficial, comprobante por comprobante: con el folio fiscal y los RFC de emisor y receptor te dice si está vigente o cancelado. Sirve para revisar una factura; no sirve para revisar un mes.
- Validar vigencia al generar el reporte
- La opción de CFDI a Excel que consulta al servicio web del SAT el estatus de cada comprobante y lo escribe en el reporte. Es la misma consulta del verificador, hecha sobre todos tus XML a la vez.
- La Metadata
- El resumen que entrega la descarga masiva lista también los comprobantes cancelados, con su estatus y su fecha de cancelación. Es la vía para el panorama completo de un periodo.
Vigente, cancelado, y lo que hay en medio
La consulta devuelve más que un sí o un no, y el reporte Global lo refleja en tres columnas que conviene no confundir:
- Estado es la vigencia ante el SAT al momento de la consulta: vigente o cancelado. Es la columna que decide si el comprobante sirve.
- Estatus de cancelación es el detalle del proceso: si la cancelación fue directa, si el receptor la aceptó, o si sigue en proceso — es decir, solicitada y esperando respuesta. Un comprobante en proceso todavía está vigente, pero ya sabes que alguien pidió cancelarlo.
- Es cancelable mira hacia adelante: si el comprobante admite cancelación y si necesitaría la aceptación del receptor para concretarse.
La cancelación puede necesitar tu aceptación
No toda cancelación es unilateral. Según las características del comprobante —el tipo, el monto, cuánto tiempo lleva emitido—, el SAT la procesa directamente o le pregunta primero al receptor. Cuando requiere aceptación, el receptor tiene un plazo breve para aceptarla o rechazarla; si no responde, la solicitud se tiene por aceptada y la factura se cancela.
El silencio juega en tu contra
Si un proveedor solicita cancelar una factura que tú sí vas a deducir, rechazar la solicitud es tu única defensa, y el plazo para hacerlo es corto. Detectar los comprobantes en proceso de cancelación a tiempo es exactamente el tipo de revisión que no se puede hacer factura por factura.Toda solicitud de cancelación declara además un motivo, con una clave de catálogo:
- 01
- Comprobante emitido con errores con relación. La factura se cancela porque otra la sustituye, y la solicitud declara el folio de la nueva.
- 02
- Comprobante emitido con errores sin relación. Se cancela sin declarar sustituta.
- 03
- No se llevó a cabo la operación que la factura amparaba.
- 04
- Operación nominativa relacionada en una factura global: la venta al público general se refactura a nombre del cliente que la pidió.
Por qué la descarga masiva no te entrega los cancelados
El servicio de descarga masiva no entrega el XML de un comprobante cancelado: si tu solicitud los abarca, responde con el mensaje No se permite la descarga de XML cancelados. Es decir: los cancelados no aparecen justamente en la descarga con la que esperabas encontrarlos.
La vía masiva para verlos es la Metadata: el resumen sí lista cada folio con su estatus y su fecha de cancelación, y por eso conviene pedirla junto con los XML aunque parezca redundante.
Cómo revisarlo en bloque
Sobre los XML que ya tienes, la revisión es el reporte con la vigencia incluida: genera el libro con CFDI a Excel activando Validar vigencia, y el estatus de cada comprobante queda como una columna más. A partir de ahí son filtros:
- Estado = Cancelado sobre tus recibidos del periodo: cada renglón es una deducción que hay que reponer o quitar de la contabilidad.
- Estatus de cancelación = En proceso: las solicitudes pendientes donde todavía puedes rechazar.
- Cruza los cancelados contra tus pólizas por el UUID, que es la llave de todas las hojas del libro.
Y para el panorama de un periodo completo —incluidos los folios cuyos XML el servicio ya no entrega—, la Metadata convertida a Excel trae el estatus y la fecha de cancelación de cada comprobante.